خدمات فنی و مهندسی و آموزشی

اگر مدیر پروژه ای نتواند در برقراری ارتباط با ذینفعان پروزه خوب عمل کند، مسلماً نمی‌تواند مدیر پروژه خوبی باشد.فکر می کنید مدیران بزرگ چگونه با دیگران ارتباط برقرار می کنند ؟ مدیران پروژه بزرگ هنگام صحبت با دیگران ارتباطی عاطفی برقرار می‌کنند. صحبت‌های آنها به گونه‌ای به دیگران الهام می‌بخشد که به آنچه غیرممکن می‌پنداشتند دست یابند. با بررسی انجام شده در واحد تحقیق و توسعه مدیریت پروژه آریانا مدیران پروژه بزرگ از ده روش برای انتقال پیام استفاده می‌کنند که در ادامه به آن می‌پردازیم.

۱– ذینفعان پروژه را خوب می‌شناسند
مدیران پروژه بزرگ نگران این نیستند که مهم جلوه کنند، تخصص خود را به رخ بکشند یا خود را بزرگ نشان دهند. در عوض، به این فکر می‌کنند که ذینفعان پروژه چه نیازمندی هایی دارند و نیاز دارند چه بشنوند و چطور می‌توانند این پیام را منتقل کنند تا به گوش آنها برسد. البته این بدان معنی نیست که مدیران پروژه حرف‌هایی می‌زنند که ذینفعان می‌خواهند بشنوند، دقیقا برعکس حرف‌هایی می‌زنند که دانستنش برای آنها  مهم است، حتی اگر خوشایند نباشد.

۲– در زمینه زبان بدن تخصص دارند
مدیران پروژه بزرگ دائما عکس العمل ذینفعان را نسبت به پیامشان پیگیری می‌کنند. در دریافت سرنخ‌هایی همچون حالات چهره و زبان بدن مخاطب سریعند چرا که می‌دانند این تنها بازخوردی است که برخی افراد ارائه می‌دهند. مدیران پروژه از این تخصص برای اصلاح پیام و تعدیل روابطشان استفاده می‌کنند.

۳– صادق‌اند
بهترین مدیران پروژه می‌دانند که روابط باید به منظور اثربخشی بیشتر، واقعی باشد. آنها نمی‌توانند ذینفعان را وادار به تجزیه و تحلیل صحبت‌هایشان کنند تا راست را از دروغ تشخیص دهند. وقتی نتوانند اطلاعات خاصی را بیان کنند، حقیقت را می‌گویند چرا که پاسخ‌های موقت و نیمه درست منجر به بی‌اعتمادی و اضطراب می‌شود. در هر دو شرایط خوب و بد، صداقت اعتماد می‌آورد.

۴– قابل اعتمادند
مدیران پروژه بزرگ سعی نمی‌کنند کسی که نیستند، باشند. حتما دلیلی داشته که زاکربرگ با یک پیراهن ساده و شلوار جین، فیس‌بوک را به سرمایه‌گذاران عرضه کرد. مدیران پروژه بزرگ می‌دانند وقتی خودشان باشند مردم جذب پیامشان می‌شوند و وقتی نقش بازی کنند عکس آن اتفاق می‌افتد.

۵– با اقتدار صحبت می‌کنند
مدیران پروژه بزرگ، مبهم، نامطمئن و ضعیف نیستند، در عوض ریسک کرده و درباره‌ی اینکه اوضاع چطور است و چگونه باید باشد مستقیم سخن می‌گویند.

۶– با گروه‌ها همچون یک فرد صحبت می‌کنند
مدیران پروژه اغلب برای صحبت با تک تک افراد وقت ندارند. چه جمعیتی دور یک میز کنفرانس جمع شده باشند یا یک سالن پر جمعیت، مدیران می‌دانند چطور صحبت کنند که هر فرد حس کند که مخاطب قرار گرفته است.

۷– گوش می‌دهند
مدیران پروژه بزرگ می‌دانند ارتباط یک خیابان دو طرفه است و آنچه می‌شنوند اغلب مهمتر از گفته‌هایشان است. آنها هنگامی‌که دیگران صحبت می‌کنند فکر نمی‌کنند که چه بگویند، بلکه به دقت گوش می‌دهند و برای درک دیدگاه طرف مقابل کاملا تمرکز می‌کنند.

۸– از عباراتی همچون “تقصیر من بود”،”اشتباه کردم”و “ببخشید” استفاده می‌کنند
مدیران پروژه بزرگ اشتباهاتشان را فورا می‌پذیرند. صبر نمی‌کنند که دیگران به اشتباهشان پی برده و به آنها گوشزد کنند. مسئولیت حرف‌ها و اعمالشان را به عهده می‌گیرند، حتی زمانیکه می‌توانند براحتی شانه خالی کنند.

۹– بازخورد می‌گیرند
بهترین مدیران پروژه هم می‌دانند پیامی که مردم دریافت می‌کنند دقیقا همان پیامی نیست که ارسال کرده‌اند. بررسی می‌کنند که پیامشان به درستی منتقل شده باشد در غیر اینصورت مخاطب را مقصر نمی‌دانند، بلکه پیام را تغییر داده و دوباره امتحان می‌کنند.

10-یکپارچه و متفاوت از دیگران عمل می‌کنند
 مدیران پروژه بزرگ همزمان علاوه بر بکارگیری همه حوزه های دانش مدیریت پروژه ، صادق و قابل اعتمادند. گوش می‌دهند. روابط بهتری برقرار می‌کنند زیرا برای آن ارزش قائل‌اند و این اصلی ترین قدم برای مدیریت موفق است